Ejercicios con Office 2007 - Postales Navideñas

(Manual de utilización de Office 2007 - Ejercicios)

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Mis Postales Navideñas

MIS POSTALES NAVIDEÑAS

Hola Amigos, hoy voy a intentar explicaros como crear unas postales de Navidad para enviar a la Familia y Amigos.

Nota: Cambiando algunas cosas también te serviría para enviar las invitaciones a tu fiesta de cumpleaños, por ejemplo.

Para esto utilizaremos el Office 2007, con  el Excel, Access y el Word, y con esto empezare los Ejemplos que acompañaran los Manuales de Office 2007 que voy poniendo en la Web.

Nota: Para este Año he puesto un Manual para enviar la Postal por E-Mail con Excel y Outlook.

Asi ademas de la Carta podremos tambien mandarlas por una lista de Correo Electronico.

Nuevo: Ejercicio 06 - Off2007 - 06 Envio de Postales por correo Electrónico   

Seguiremos los siguientes Pasos:

- Crearemos en Excel una Tabla que contenga los Nombres y direcciones de la gente a la que vamos a mandar la Postal de Navidad.

- Creación de una Base de Datos, desde la que importaremos los datos que hemos introducido en Excel.

- Creación de la Postal Navideña, con Word

- Creación del Sobre de envío, con Word

- Combinación de datos, para la impresión de los sobres.

Material Necesario:

Para las Postales utilizaremos cartulina con la medida de un A5, “Medio Folio”

Medida Abierta: 21 de Ancho por 14,8 de Alto

Los Sobres tendrán que ser de la medida de la postal doblada, más un par de milímetros para que entre bien la Postal

Medida Sobre: 15,4 Ancho por 11 de Alto, más o menos.

Estas medidas son para hacer las postales en A5, puedes variar los tamaños.

Imágenes Necesarias para La Postal:

Buscaremos en Google, 6 o 7 Imágenes Navideñas para las Postales y las guardaremos en una carpeta que llamaremos Postales. Aquí guardaremos todo.

Manos a la Obra.

1º - Trabajar con Excel:

Utilizaremos Excel para crear una tabla con los datos de Nuestros amigos y familiares.

Tabla Amigos

En la primera fila escribiremos los nombres de los campos que vamos a utilizar

A - Nombre: Nombre de la persona a quien la enviamos.

B - Apellidos: Apellidos de la persona a quien la enviamos.

C - Dirección: Datos del domicilio de nuestro Amigo

D - CP: Escribiremos el Código Postal, se necesita para mandar las postales.

E - POBLACIÓN: Población donde vive, se necesita para mandar las postales.

F - PROVINCIA: Provincia donde vive, se necesita para mandar las postales.

Nota: Estos datos son necesarios para poder enviar las Postales.

 Configurar Bordes
La Primera Línea, la marcaremos para diferenciarla de los datos
Le colocamos bordes completos.
Clic en Bordes
Seleccionamos todos los bordes
Como puedes ver en la Imagen.
Así la primera línea quedara marcada.

Introduciremos los datos de nuestro amigos ó familiares, cada dato lo introduciremos en su columna correspondiente, como puedes ver en la imagen

Tabla Amigos

Pero antes de escribir los datos, necesitamos configurar la columna CP, y poner los datos en Texto para que no nos quite el 0 del CP. Ejemplo: 07500 - - 7500

Seleccionaremos la columna CP haciendo clic en la D, la columna quedara toda seleccionada. Pulsaremos clic, con el botón derecho, encima de la selección y en la caja que sale pulsaremos clic encima de Formato de Celdas.

Formato Texto

Nos aparecerá la ventana “Formato de Celdas” con la pestaña Número abierta.

En el desplegable, categoría seleccionaremos Texto. Pulsaremos Aceptar

Con esto los datos que introduzcamos en CP quedaran como texto y no quitara el cero. 

Ventana Formato de Celdas:

Seleccionar Texto

Ahora introduciremos todos los datos antes de pasarlos a Access (Siguiente Proceso)

Tabla Amigos Fin

Imagen con los datos introducidos Nota: Los datos no son verdaderos.

Guardar Tabla

Guardaremos el archivo Excel como Amigos.xlsx en la Carpeta Postales, si no la has creado Pulsa Nueva carpeta, escribe Postales y después el nombre del Excel.

2º - Trabajar con Access.

Creación de la Base de Datos é importación del Archivo Excel.

Abriremos Access, en la Ventana que sale pulsaremos, a la izquierda, en Base de Datos en Blanco. A la derecha Escribiremos el nombre Postales, y pulsamos clic en el icono de la derecha, saldrá la ventana Archivo de nueva base de datos, donde buscaremos y seleccionaremos la carpeta Postales, dentro guardaremos nuestra BD (Base de Datos)

Crear Base de Datos

Pulsaremos Aceptar y se cerrara la ventana, entonces pulsaremos en el botón Crear.

Se Abre el Programa con una tabla abierta “Tabla 1” y lista para crearla. No la necesitamos, la podemos cerrar y no la guardamos.

Vamos a importar la Tabla Amigos

Pulsamos en la Pestaña Datos Externos, y pulsamos en el icono Excel, en la ventana Obtener datos, pulsamos en Examinar, buscaremos la carpeta Postales y seleccionaremos el archivo Amigos y Aceptamos, como vemos en la Imagen.

Guardar Base de Datos

 

Se abrirá la ventana del Asistente de importación con la Hoja 1 Seleccionada, Siguiente

Importar Excel 1

Marcaremos Primera fila contiene encabezados de columna, Siguiente

Importar Excel 2

Comprobaremos que los datos son Texto y pulsamos Siguiente

Importar Excel 3

Marcaremos Permitir a Access Agregar la clave principal. Siguiente

Importar Excel 4

Escribiremos el nombre de la Tabla Amigos, Finalizar

Importar Excel 5

Pulsaremos en Cerrar

Importar Excel 6 

Tabla importada Amigos, Opción de cerrar la Tabla 1.

Tabla Amigos

Tabla Amigos con los datos importados. Cerramos y guardamos el Access.

Fin de la Importación

 

3º Creación de la Postal Navideña

Abriremos Word, Pulsaremos en la pestaña Diseño de Pagina

Diseñar Página

Clic en Orientación, y seleccionamos Horizontal.

Clic en Tamaño, se abre la ventana Configurar página.

En el desplegable Tamaño del papel, seleccionamos A5 y pulsamos Aceptar

Pulsamos en la Pestaña Insertar, clic en Cuadro de texto y seleccionamos un cuadro de texto normal “Integrado”

Insertar Cuadro de Texto

Ajustaremos el Cuadro de texto a la medida que nos interese, haciendo clic y estirando de las marcas azules hasta que se ajuste a lo que queremos

Centrar Texto

Dentro escribiremos una Frase Navideña que sea bonita.

Ahora ajustaremos el tipo de letra, el color y el tamaño de la Letra

Centraremos el Texto dentro del Cuadro

Hasta que nos quede Una Frase Bonita y Agradable.

Opciones en la siguiente imagen.

Selección de Fuente, Tamaño y colocación.

Opciones del Texto

El Texto nos quedara más o menos así.

Nota: Si no tienes la letra que te gusta, siempre puedes buscarla por internet y añadirla a las fuentes de Letra del Sistema Operativo, para después utilizarla. 

Ahora Quitaremos el borde del Cuadro de Texto, pulsamos con el botón derecho encima de la línea del cuadro de texto y en la caja que sale pulsamos en Formato del cuadro de Texto…

 

Configurar Cuadro de Texto

Se abrirá la siguiente ventana..

Ventana Formato del Cuadro de Texto:

Config CuadroColor  ConfigCuadroSincolor

Vamos a Línea / Color y pulsamos en el desplegable para marcar sin color. Aceptar

Más o menos nos quedaría así.

Word Doc 

El siguiente paso será insertar las imágenes que queremos en la Postal.

Volveremos a la Pestaña Insertar y pulsaremos en el botón Imagen

Se abrirá la ventana Insertar Imagen, desde la que buscaremos la imagen primera que vamos a poner en la Postal. Seleccionamos la Imagen y pulsamos en Insertar.

Nota: 1º - Lo ideal sería que hubiéramos buscado unas imágenes y las hubiéramos guardado en la carpeta Postales así estará todo junto y fácil de encontrar.

2º - Este proceso lo repetiremos en varias ocasiones, recuérdalo.

Ventana Insertar Imagen

Word Insertar Imagen

En este Caso Insertaremos un Árbol de Navidad.

Imagen Arbol 

Y lo ajustaremos a la medida que creamos oportuna y que se ajuste a nuestra Postal

Lo colocaremos para la Parte trasera de la Postal

Para poder moverlo con comodidad haremos lo siguiente

Pulsamos Botón derecho encima de la línea y seleccionamos

Ajuste de Texto / Delante del Texto.

Como se ve en la imagen de abajo

Ajustes de colocación de la Imagen

InsertarIMGFormato

Ahora con la Imagen seleccionada, pulsaremos en la última Pestaña, Formato

InsertarIMGOpciones

Seleccionaremos una opción para darle más vistosidad a nuestra Imagen.

De esta forma iremos añadiendo las imágenes que queramos para nuestra Postal, pero pensar que tampoco la podemos recargar de imágenes o perderá su vistosidad.

En la siguiente Imagen he introducido la Imagen del Frontal de la Postal.

Vista de la Postal en ese momento.

Insertat 2 Imagen

 

Pulsamos en la Pestaña Insertar, clic en WordArt y en la caja seleccionamos un estilo 

Insertar WordArt  Escribir Texto

En la Ventana modificar texto, escribimos “Feliz Navidad”, por Ejemplo, y Aceptar

Una vez creado el WordArt, pulsaremos con el botón derecho encima de él y pulsamos clic en formato del WordArt. En la pestaña Diseño seleccionamos Delante del Texto, para colocarlo.

InsertarWordArtDiseño

Ajustaremos el Wordart, medida y colocación.

Word Fin Postal

Añadiremos 2 cajas de Texto más, pero esta vez solo copiaremos la primera que hicimos y la pegaremos al documento. ¿Cómo? Clic en el cuadro de Texto, quedara seleccionado

En el Teclado Ctrl + C (Copiar) y Ctrl + V (Pegar) 2 Veces,

Cambiaremos el tamaño y color de la letra para hacerla más grande y cambiaremos el Texto escrito, como ejemplo el de la Imagen  Os Deseo”, Arriba  y “Feliz Año 2011” Abajo.

Bien para terminar la Postal ajustaremos el fondo del documento, ó, lo dejas en blanco, si la cartulina la has comprado con algún color ó te gusta en Blanco.

Pulsamos en la Pestaña Diseño de página y clic en Color de Página.

Configurar Color de Fondo

Seleccionamos Efectos de Relleno, en la ventana que se abre, vamos a la Pestaña Imagen

Fondo Efectos  Fondo IMG

Seleccionamos un fondo suave en Seleccionar imagen y pulsamos Aceptar.

Nota: Podría pasar que en los cuadro de texto, se viera el fondo del cuadro de texto y este difiere del color del fondo, para solucionarlo, pulsaríamos botón derecho encima del cuadro de texto y marcamos en Formato de cuadro de texto, se abrirá la ventana y en la pestaña Colores y líneas, pulsamos en el desplegable de Relleno / Color / y seleccionamos sin color como se ve en la imagen de abajo y Aceptar.

Este proceso lo repetiremos en todos los cuadros de texto

Imagen con las opciones descritas anteriormente

Quitar Fondos Cuadros de Texto

 

Solo nos queda una cosa y es colocar una Línea en el centro de la postal para marcar el doblez que le tendremos que hacer cuando esté terminada é Impresa.

Insertar Linea Divisoria Final Postal

En la Pestaña Insertar / Formas, seleccionamos la Línea.

Clic en el medio de la Postal y arrastramos hasta abajo, dejándola totalmente recta y en el Centro.

Con esto hemos acabado la Postal.

El Interior de la Postal la dejamos para escribir las dedicatorias y las Felicitaciones a los Amigos y Familiares.

Guardaremos el documento en la Carpeta Postales, con el Nombre de “Postal Delantera”

Una Vez lista haremos alguna Prueba de Impresión. Pensar que el Fondo consume mucha Tinta.

4º - Preparación del Sobre de la Postal.

Abriremos un Documento Nuevo de Word.

Iremos a la Pestaña Diseño de Página, clic en Tamaño, clic en Más Tamaños de papel.

Tamaño Papel Sobre

Se abrirá la Ventana, Configurar página, en la Pestaña Papel

Tamaño Papel Ventana

Escribiremos el Tamaño del Sobre Ancho: 15,4cm , en Alto: 11cm y pulsamos Aceptar

Copiaremos la Caja de Texto de la Postal, así nos quitamos trabajo.

Insertar Cuadro

El documento quedara más o menos así. 

Pulsaremos en la Pestaña Insertar / Imagen y seleccionaremos una imagen

Insertar Imgagen 

El Proceso de insertar Imagen ya lo hemos descrito anteriormente.

Colocación de la Imagen. Btn. Drch. / Ajuste del Texto / Detrás del Texto

Opciones de colocación de la Imagen
 

Colocaremos una Imagen en la Derecha y otra más pequeña en la Izquierda.

Imagen Colocar 2

Ya tenemos listo el Sobre, es aconsejable ir guardando de vez en cuando por si pasa algo y perdemos nuestro trabajo, esto debéis hacerlo siempre.

Lo Guardaremos en la Carpeta Postales y con el nombre de “Sobre Postal

Ahora prepararemos el sobre para combinar los documentos y que nos salga un sobre con el Nombre y la Dirección de cada Amigo o Familiar.

5º - Combinación de Documentos para Imprimir.

Pestaña Correspondencia / Seleccionar Destinatarios / Usar lista Existente

Seleccionar Destinatarios

En la Ventana Seleccionar archivos,

Busca la Carpeta Postales y Selecciona Postales.accdb, Pulsa en Abrir

CombiSelectTabla 2

Una vez que tenemos seleccionada la Base de Datos con la que haremos la combinación,

Pulsaremos en el botón Editar lista de destinatarios, para ordenar la colocación de los datos.

Se abrirá la ventana Destinatarios de combinar correspondencia.

Pulsaremos en la flechita de uno de los campos Ejemplo APELLIDOS, y seleccionamos (Avanzado)

CombiSelectOrden

En Filtrar y Ordenar, colocaremos los campos igual que en la Imagen, para que queden juntos los del mismo Apellido y Aceptaremos. Nota: En una combinación normal para enviar cartas, la mejor colocación seria: CP / POBLACIÓN / DIRECCIÓN

Para continuar seleccionamos la caja de texto, donde escribiremos los datos. Seleccionamos todo lo que hay escrito y lo borramos. Pulsamos en Insertar campo combinado y añadimos todos los campos menos el ID, empezando por el Nombre y terminando por la Provincia, después los ajustaremos como en la Imagen de abajo, que es el formato de un envío de correspondencia.

Insertar Campos

Ya solo nos queda preparar el documento de impresión

Combinar

Pulsaremos en el botón Finalizar y combinar / Editar documentos individuales y en la ventanita Combinar, marcaremos Todos y Aceptar

El Proceso terminara creando un documento (Sobre), por cada uno de los familiares que tenias en la base de Datos, ya solo nos queda Guardar el Documento en la carpeta Postales con el nombre de Combinación y cuando tengamos los Sobres, hacemos una prueba y si sale Bien, Imprimimos todos los Sobres y las Postales.

Combinar Fin

Solo nos quedara rellenar las Felicitaciones, meter la postal en el sobre, ponerle el sello y enviarla a ver si les gusta la Postal Navideña de este Año.

Nuevo: Envia la Postal por una Lista de E-Mail con Excel -  Ejerccio Off2007 - 06 Envio de Postales

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